Publipostage

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Vous connaissez le publipostage ?

Il s’agit d’une fonctionnalité que certaines suites bureautiques proposent, permettant, à partir d’un courrier type et d’une liste d’adresses, de fabriquer des lettres personnalisées pour tous vos destinataires.

Vous commencez par extraire la liste d’informations nécessaires, coordonnées, données propres à chaque contact que vous compilez dans un tableur puis vous réalisez la lettre type avec le logo, les champs personnalisables et le tour est joué, votre formidable traitement de texte produit autant d’exemplaires que nécessaire de la lettre et peut même les envoyer directement par courriels à vos destinataires, magique !

Au travail, j’use et abuse de cette technique pour envoyer des lettres à nos clients, prestataires, agents, bref je ne peux pas m’en passer, car modifier à la main deux-cent fois le même document pour changer l’adresse, la date et les contenus spécifiques, c’est pire que le travail à la chaine.

Mais voila, car dans mes billets, il y a toujours un “mais voila”, sinon ça ne serait pas drôle n’est-ce pas ? Mais voila, il y a quelques années, nous avons renoncé à la suite Microsoft Office pour basculer sur Libre Office qui est gratuit. Il n’y a pas de petites économies n’est-ce pas ? Je n’ai rien contre le monde du logiciel libre, bien au contraire, d’ailleurs j’en utilise plusieurs et Libre Office est pas mal du tout. Mais je maîtrisais à fond Microsoft Office, même dans ces plus obscures entrailles, son modèle objet n’avait pas de secret pour moi et le VBA était ma langue naturelle.

Je me suis mis à Libre Office, contraint et forcé puisque la licence Microsoft avait disparue des ordinateurs. Mais avez-vous déjà utilisé la fonction de publipostage (Mailing) de Libre Office ? Déjà où est ce bon vieux ODBC qui permettait de se connecter à une source de données Oracle, MySQL, Excel, texte et j’en passe ? Il y a bien un truc nommé Libre Office Base mais je vous invite à jouer avec, bonne chance ! Passons. Pour faire un publipostage, de base, un fichier ODS et ODT devraient suffire. Dans l’ODS je construis ma liste, dans l’ODT mon modèle, et ensuite j’utilise l’assistant Mailing, enfantin.

Sauf que, car dans mes billets, il y a toujours un “sauf que”, sinon ça ne serait pas drôle n’est-ce pas ? Sauf que des fois, ça ne fonctionne pas. Des fois, l’assistant ne voit pas les champs de la base de données ODS, des fois, il utilise une autre source de données, des fois il prend tellement la tête que l’on finit par écrire ses deux-cents courriers à la main !

Par exemple, sachez que Libre Office n’aime pas les chemins réseaux sous Windows, alors si votre source de données est sur un serveur partagé, oubliez et travaillez en local. Vous pouvez faire de publipostage de plusieurs manières, avec le menu Outils – Assistant Mailing, Insertion – Champs – Autres Champs – Base de données ainsi qu’avec la barre d’outil Mailing. Ces trois méthodes devraient donner le même résultat, mais il n’en est rien, parfois l’une fonctionne, parfois c’est l’autre. Quand vous êtes pressé, cela peut mettre vos nerfs à rude épreuve. D’autant que certaines fonctionnalités donnent des résultats erratiques comme le filtrage des champs avec des conditions genre Ville égal “Strasbourg”; la liste est filtrée mais lorsque vous générez les courriers vous retrouvez des clients à Marseille et Rennes, en fait tous les clients. Pourquoi tant de haine ? Notez aussi le nombre de pages générés par la fonction Mailing, oui c’est deux fois le nombre d’entrées dans votre base, le truc qui rend maboule avant de comprendre qu’entre chaque courrier, Libre Office insère une page vide.

Alors si comme moi vous ne voulez pas devenir fou, je vous conseille quelques astuces de survie. Ne travaillez pas en réseau. Faites attention à l’encodage des caractères de votre source de données, si vous travaillez sur un ancien modèle, effacez les précédents champs et repartez de zéro, effacez vos précédentes sources des données du gestionnaire de base, n’utilisez pas la barre d’outils mailing pour gérer vos sources et le filtrage, passez par le menu Insertion – Champs – Autres Champs – Base de données, c’est le plus fiable, pour moins de dix envois, oubliez le publipostage et surtout, surtout, fermez la porte de votre bureau pour que vos hurlements de rage n’aillent pas se perdre dans les couloirs et effrayer vos collègues.

Mais, car dans mes billets, il y a toujours un “mais”, sinon ça ne serait pas drôle n’est-ce pas ? Mais la vérité, c’est que si j’ai été pendant de longues années un informaticien, depuis quelques temps j’ai décroché et vieilli. La technologie me semble de plus en plus ésotérique et j’accuse souvent à tord le logiciel alors que c’est l’utilisateur qui est débile. Vieillir c’est moche.