Publipostage

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Vous connaissez le publipostage ?

Il s’agit d’une fonctionnalité que certaines suites bureautiques proposent, permettant, à partir d’un courrier type et d’une liste d’adresses, de fabriquer des lettres personnalisées pour tous vos destinataires.

Vous commencez par extraire la liste d’informations nécessaires, coordonnées, données propres à chaque contact que vous compilez dans un tableur puis vous réalisez la lettre type avec le logo, les champs personnalisables et le tour est joué, votre formidable traitement de texte produit autant d’exemplaires que nécessaire de la lettre et peut même les envoyer directement par courriels à vos destinataires, magique !

Au travail, j’use et abuse de cette technique pour envoyer des lettres à nos clients, prestataires, agents, bref je ne peux pas m’en passer, car modifier à la main deux-cent fois le même document pour changer l’adresse, la date et les contenus spécifiques, c’est pire que le travail à la chaine.

Mais voila, car dans mes billets, il y a toujours un “mais voila”, sinon ça ne serait pas drôle n’est-ce pas ? Mais voila, il y a quelques années, nous avons renoncé à la suite Microsoft Office pour basculer sur Libre Office qui est gratuit. Il n’y a pas de petites économies n’est-ce pas ? Je n’ai rien contre le monde du logiciel libre, bien au contraire, d’ailleurs j’en utilise plusieurs et Libre Office est pas mal du tout. Mais je maîtrisais à fond Microsoft Office, même dans ces plus obscures entrailles, son modèle objet n’avait pas de secret pour moi et le VBA était ma langue naturelle.

Je me suis mis à Libre Office, contraint et forcé puisque la licence Microsoft avait disparue des ordinateurs. Mais avez-vous déjà utilisé la fonction de publipostage (Mailing) de Libre Office ? Déjà où est ce bon vieux ODBC qui permettait de se connecter à une source de données Oracle, MySQL, Excel, texte et j’en passe ? Il y a bien un truc nommé Libre Office Base mais je vous invite à jouer avec, bonne chance ! Passons. Pour faire un publipostage, de base, un fichier ODS et ODT devraient suffire. Dans l’ODS je construis ma liste, dans l’ODT mon modèle, et ensuite j’utilise l’assistant Mailing, enfantin.

Sauf que, car dans mes billets, il y a toujours un “sauf que”, sinon ça ne serait pas drôle n’est-ce pas ? Sauf que des fois, ça ne fonctionne pas. Des fois, l’assistant ne voit pas les champs de la base de données ODS, des fois, il utilise une autre source de données, des fois il prend tellement la tête que l’on finit par écrire ses deux-cents courriers à la main !

Par exemple, sachez que Libre Office n’aime pas les chemins réseaux sous Windows, alors si votre source de données est sur un serveur partagé, oubliez et travaillez en local. Vous pouvez faire de publipostage de plusieurs manières, avec le menu Outils – Assistant Mailing, Insertion – Champs – Autres Champs – Base de données ainsi qu’avec la barre d’outil Mailing. Ces trois méthodes devraient donner le même résultat, mais il n’en est rien, parfois l’une fonctionne, parfois c’est l’autre. Quand vous êtes pressé, cela peut mettre vos nerfs à rude épreuve. D’autant que certaines fonctionnalités donnent des résultats erratiques comme le filtrage des champs avec des conditions genre Ville égal “Strasbourg”; la liste est filtrée mais lorsque vous générez les courriers vous retrouvez des clients à Marseille et Rennes, en fait tous les clients. Pourquoi tant de haine ? Notez aussi le nombre de pages générés par la fonction Mailing, oui c’est deux fois le nombre d’entrées dans votre base, le truc qui rend maboule avant de comprendre qu’entre chaque courrier, Libre Office insère une page vide.

Alors si comme moi vous ne voulez pas devenir fou, je vous conseille quelques astuces de survie. Ne travaillez pas en réseau. Faites attention à l’encodage des caractères de votre source de données, si vous travaillez sur un ancien modèle, effacez les précédents champs et repartez de zéro, effacez vos précédentes sources des données du gestionnaire de base, n’utilisez pas la barre d’outils mailing pour gérer vos sources et le filtrage, passez par le menu Insertion – Champs – Autres Champs – Base de données, c’est le plus fiable, pour moins de dix envois, oubliez le publipostage et surtout, surtout, fermez la porte de votre bureau pour que vos hurlements de rage n’aillent pas se perdre dans les couloirs et effrayer vos collègues.

Mais, car dans mes billets, il y a toujours un “mais”, sinon ça ne serait pas drôle n’est-ce pas ? Mais la vérité, c’est que si j’ai été pendant de longues années un informaticien, depuis quelques temps j’ai décroché et vieilli. La technologie me semble de plus en plus ésotérique et j’accuse souvent à tord le logiciel alors que c’est l’utilisateur qui est débile. Vieillir c’est moche.

MAJ

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Ça y est, le PC ralentit, mais qu’est-ce qu’il fout encore ?

Microsoft inventa en 1995 un ingénieux concept avec l’arrivée de son nouveau système d’exploitation Windows 95, celui du logiciel buggé, vendu en l’état et qui serait réparé plus tard, à condition que les développeurs y arrivent. Un grand succès commercial copié rapidement par nombre d’éditeurs.

Une fois par mois, Windows 10 arrive avec son paquet “d’améliorations” et reconfigure au petit bonheur nos préférences. Vous utilisez Paint.net pour modifier vos fichiers JPEG, essayez Paint 3D. Votre lecteur de musique est VLC, replacez-le avantageusement par Windows Media. Vous aviez installé les nouveaux drivers pour votre imprimante/scanner Canon, il va les remplacer avantageusement par d’autres qui ignorent la fonction scan. Vous avez désinstallé un logiciel, il reviendra à la prochaine livraison.

A cet exercice Apple excelle également, mise à jour de iTunes, mise à jour iPhone, mise à jour des applications, nous passons plus de bande passante et de temps à gérer les montées de versions qu’à utiliser nos accessoires numériques. Et c’est ainsi d’ailleurs, que votre dernier accessoire, au début bête de course, devient rapidement une charrette, incapable de gérer des logiciels de plus en plus gourmands.

Il existe pourtant un domaine où les nouvelles versions se font très discrètes, c’est en photographie.

Saviez-vous que le firmware des appareils photo numériques doit être mis à jour régulièrement ? Imaginez la solution Microsoft. Vous êtes en pleine séance de shoot avec une modèle affriolante quand soudain l’appareil n’arrive plus à faire le focus, il télécharge une mise à jour… Heureusement, cela ne se passe pas ainsi. Il faut tout d’abord chercher l’information chez votre constructeur pour savoir si une nouvelle version du firmware est disponible, les marques communiquant assez peu sur le sujet. Ensuite il faut vérifier sa propre version de firmware (inutile de mettre à jour une version à jour n’est-ce pas ?). Puis vous téléchargez un exécutable qui se décompresse en s’exécutant, laissant place à un petit fichier bin que vous allez déposer sur votre carte SD. Une fois dans l’appareil, celui-ci verra la nouvelle version et mettra à jour son logiciel, à moins qu’il vous faille passer par le menu du boitier. La manip ne prend que quelques minutes et peut apporter d’appréciables améliorations à votre Reflex.

Après une mise à jour iTunes, une mise à jour iOS, une mise à jour Windows 10, une mise à jour de Zelda, une mise à jour de Bomberman, une mise à jour de la Switch, une mise à jour WordPress, je me suis dit qu’il me manquait quelque chose dans ma vie vide de sens. Je me suis alors souvenu d’un article dans le Réponse Photo Hors-Série n°27 : “100 Questions Réponses pour comprendre et maîtriser la photo numérique”. Question 64, Faut-il mettre à jour le firmware de l’appareil ? J’ai été sur le site de Nikon vérifier les dernières version des firmwares de mes boîtiers et j’ai découvert avec horreur que j’avais deux versions de retard. Ni une ni deux, j’ai upgradé le D7100 et le D7200. Me voilà à jour. Je suis protégé contre les virus maintenant.

A quand la version 2.0 de mon épouse ?